Het Gebruikelijk loon houdt in dat een aanmerkelijkbelanghouder (aandeelhouder) wordt geacht een loon te krijgen dat normaal is voor het niveau en de duur van zijn geleverde arbeid.

Het Gebruikelijk loon moet minimaal het hoogste bedrag zijn van de volgende uitkomsten:

• Ten minste
  • 2023: € 51.000
  • 2022: € 48.000
  • 2021: € 47.000
  • 2020: € 46.000
  • 2019: € 45.000
• Het loon van de meestverdienende werknemer bij de vennootschap of van de meestverdienende werknemer van een verbonden vennootschap van de werkgever
• Sinds 2023 100% van het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking, wat voor 2023 75% was.

Werkt u voor een start-up? Dan geldt een versoepeling van de Gebruikelijkloonregeling. U mag in dat geval het wettelijk minimumloon nemen als Gebruikelijk loon. Of, als dat lager is, het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking. Dit laatste moet u aannemelijk maken.

Om aangemerkt te kunnen worden als een start-up, moet uw werkgever voldoen aan de volgende voorwaarden:

• Uw werkgever heeft in een kalenderjaar een S&O-verklaring.
• Uw werkgever heeft in een kalenderjaar recht op het verhoogde starterspercentage (zie hoofdstuk 27 van het Handboek Loonheffingen).
• Uw werkgever komt niet uit boven het ‘de minimisplafond’ voor wat betreft staatssteun volgens het Verdrag betreffende de Werking van de Europese Unie. Voor werknemers die zijn verzekerd voor de werknemersverzekeringen, moet de werkgever een Verklaring De-minimissteun aanvragen bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Voor meer informatie zie rvo.nl.
  Voor een directeur-grootaandeelhouder geldt deze voorwaarde niet (zie hoofdstuk 18 van het Handboek Loonheffingen).

Heeft uw werkgever voor slechts een deel van het kalenderjaar een S&O-verklaring en recht op het verhoogde starterspercentage? Dan geldt deze regeling toch voor het hele kalenderjaar.

U mag de start-upregeling maximaal 3 jaar toepassen. Daarna geldt weer de hoofdregel t.b.v. gebruikelijk loon.

Bij de start van de onderneming zijn er meestal niet gelijk voldoende liquide middelen om het Gebruikelijk loon te kunnen betalen. Wanneer je voorziet dat je voor het kalenderjaar hieraan niet kunt voldoen, dan zou je een brief naar de inspecteur van de belastingdienst kunnen sturen. Hierin verzoek je tot een lager salaris voor de DGA, maar minimaal het minimumloon. Met de juiste argumenten is de kans groot dat de inspecteur hiervoor toestemming geeft.

Als DGA ben je niet verplicht om boven op het Gebruikelijk loon nog eens 8% vakantiegeld uit te keren. Dit is immers al in het Gebruikelijk loon opgenomen. Je ben daarom niet verplicht om vakantiegeld op te bouwen en jaarlijks op een vast moment (meestal mei of juni) uit te laten keren. Wanneer je dit vanuit een loondienst situatie gewend bent en dit wel wil doen, kan dit gewoon ingesteld worden. Wil je jaarlijks een extraatje uitkeren? Doe dit dan in de vorm van een bonus.

Je hebt een goed jaar en je wilt jezelf als DGA een extraatje geven. Dit kan door een bruto bonus eenmalig in de loonstrook te laten opnemen. Deze bonus zal tegen het BT-loonheffingstarief gaan. Dit tarief is afhankelijk van je bruto jaarsalaris. De bonus valt zo (als je basis brutoloon x12mnd in niet al de hoogste schaal valt) in een lagere schaal en hierdoor houd je meer nettoloon over.

Bij SimpeleLoonstrook stellen wij bij DGA loonstroken altijd het brutosalaris in. Vervolgens zal hier de ZVW en loonheffing van ingehouden worden. Je zou ervoor kunnen kiezen om bovenop je brutosalaris het ZVW bedrag als bruto component te zetten. Hierdoor houd je meer nettoloon over. Wat ons betreft zou je ook jezelf in eerste instantie al een hoger brutosalaris kunnen geven om hetzelfde effect, hetzelfde nettosalaris, te behalen.

Wanneer je een auto van de zaak wilt rijden en je rijdt op jaarbasis meer dan 500KM privé in de auto, dan moet je in de loonstrook een bijtelling verwerken. Aan de hand van de leeftijd van de auto (het jaar dat deze voor het eerst te naam is gesteld) moet je een bepaalde (percentage) bijtelling hanteren. Ook de uitstoot heeft invloed op de bijtelling. Bekijk onze kennisbank voor het juiste percentage van jouw auto: https://simpeleloonstrook.nl/kennisbank/bijtelling/bijtelling-berekenen-lease-auto/

Voorbeeld: Jij betaalt een bijtelling (bruto loon in natura) van 22% over de catalogusprijs van € 45.000 van een auto uit 2021.

€ 45.000 * 22% = € 9.900 p/jaar / 12 mnd = € 825,- per maand bruto bijtelling.

Wanneer je in de hoogste schaal loonheffing valt zal je ongeveer de helft aan loonheffing betalen en ongeveer € 410,- minder nettosalaris ontvangen t.o.v. geen bijtelling.

Lees meer over bijtelling in onze kennisbank: https://simpeleloonstrook.nl/kennisbank

Wil je naast je leaseauto, of in plaats van je leaseauto, een fiets van de zaak? Dat kan! De fiets blijft eigendom van het bedrijf. Jij betaalt een bijtelling (brutoloon in natura) van 7% over de aanschafprijs incl BTW. Die elektrische fiets van € 2.500,- incl BTW zal jou per maand € 14,58 bruto bijtelling kosten.

€ 2.500 * 7% = € 175 p/jaar / 12 mnd = € 14,58 per maand.

Wanneer je in de hoogste schaal loonheffing valt zal je ongeveer de helft aan loonheffing betalen en ongeveer € 7,- minder nettosalaris ontvangen t.o.v. geen fiets bijtelling.

Lees meer over de bijtelling voor een fiets van de zaak in onze kennisbank: https://simpeleloonstrook.nl/kennisbank/bijtelling/leasefiets-van-de-zaak-bijtelling-kosten/

Als DGA heb je een contract en daarin staan waarschijnlijk het aantal vakantiedagen of vakantie uren per jaar. In de praktijk zal jij misschien meer vakantiedagen opnemen. Als je werkgever (jijzelf met een andere pet op) hier geen probleem mee heeft zal dit geen probleem zijn.

Het is echter wel interessant om bij te houden hoeveel je werkt en hoeveel vakantiedagen je op jaarbasis opneemt.

Als DGA heb je een contract en daarin staat misschien iets over doorbetaling bij ziekte. Als je werkgever (jijzelf met een andere pet op) je salaris kan doorbetalen als jij niet werkt is dat geen probleem. Het is echter verstandig om ook een verzekering (AOV) af te sluiten voor het geval deze situatie zich (voor langere periode) zal voordoen.

Je mag bepaalde kosten netto vergoeden. Een deel van deze kosten valt binnen de “vrije ruimte” en een deel daarbuiten. Als vuistregel mag je in 2022  1,7% (in 2020 en 2021 was dit tijdelijk verhoogd naar 3,0% ivm de Corona maatregelen) onkostenvergoeding verschaffen zonder dat de Belastingdienst de onderliggende stukken hoeft te controleren. Deze netto onkostenvergoeding wordt berekend over het brutosalaris.

Stel dat je € 4.000 bruto per maand DGA salaris uitkeert, dan mag je € 68,- netto onkostenvergoeding op de loonstrook verwerken.

In onze portal staat bij elke salarisrun een overzicht van het beschikbare bedrag dat je nog kunt gebruiken.

Let wel op dat je niet boven dit bedrag uitkomt. Het bedrag boven het wettelijk WKR percentage worden in januari van het opvolgende jaar namelijk tegen 80% eindheffing in de loonheffingsaangifte verwerkt. Onze software berekent het bedrag dat in de loonstrook is verwerkt, maar let ook op dat je niet vergoedingen buiten de loonstrook verstrekt die binnen de WKR vallen. Het bedrag vergoed buiten de salarisadministratie zal je dan in januari aan ons moeten doorgeven zodat dit handmatig bij het eindheffingsbedrag gezet kan worden.

Belastingvrij kan je voor woon-werkverkeer en dienstreizen maximaal € 0,19 per kilometer netto vergoeden, ongeacht het vervoermiddel. Dit geldt alleen wanneer je geen auto, fiets of ov-kaart van de zaak hebt. Tot € 0,19 is de grens voor de Belastingdienst om dit netto per kilometer te vergoeden. Je mag ook meer reiskosten vergoeden, maar alles boven de € 0,19 zal dan gebruteerd moeten worden.

Voorbeeld: Je vergoed € 0,25 p/km. Je zal dan € 0,19 maal het gereden aantal kilometers netto kunnen vergoeden. De overige € 0,06 per kilometer zal je als bruto looncomponenten op de loonstrook moeten zetten. Hierover zal vervolgens loonheffing berekend worden, waardoor je (afhankelijk van de hoogte van je salaris) een netto bedrag overhoudt.

Je mag onbelast vergoedingen geven. Het totale bedrag moet wel onder de vrije ruimte blijven. Deze wordt berekend met de loonsom van al je medewerkers samen. Komt het bedrag van de vergoedingen boven die grens? Dan moet je over dat extra bedrag 80% belasting betalen. Er gelden geen voorwaarden voor de bestedingen binnen de vrije ruimte.

Vrije ruimte door de jaren heen

Voor 2020 en 2021 is de vrije ruimte extra verhoogd als crisismaatregel tijdens corona. Blijft het totale bedrag onder de 3% van de eerste € 400.000 van de loonsom van alle medewerkers samen? Dan mag u dat onbelast als vergoeding geven.

De vrije ruimte per jaar was voor de eerst € 400.000 van de loonsom (lees bruto loon)

2022 = 1,7%
2021 = 3,0 %
2020 = 3,0 %
2019 = 1,2 %
2018 = 1,2 %

Gerichte vrijstellingen werkkostenregeling (buiten de vrije ruimte)

Onder voorwaarden gaan bepaalde vergoedingen niet ten koste van je vrije ruimte en vallen buiten de WKR. Enkele voorbeelden van vergoedingen met een gerichte vrijstelling zijn:

• abonnementen voor openbaar vervoer;
• reiskosten tot € 0,19 per kilometer;
• verhuiskosten vanwege werk;
• maaltijden bij overwerk;
• cursussen en studiekosten (met bepaalde voorwaarden!);
• vakliteratuur;
• vanaf 2020: aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG).

Noodzakelijkheidscriterium werkkostenregeling

Voor bepaalde producten, zoals gereedschap, tablets en smartphones geldt het zogeheten noodzakelijkheidscriterium. Deze goederen kun je belastingvrij verstrekken als deze nodig zijn voor het doen van je werk. Het privégebruik is dan niet meer van belang.

Nihilwaarderingen werkkostenregeling

Bepaalde voorzieningen op de werkplek gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Deze krijgen een zogeheten nihilwaardering. Denk aan:

• ter beschikking gestelde werkkleding;
• koffie en thee op de werkplek;
• fitnessruimte op de werkplek.

De Belastingdienst biedt een overzicht van loon in natura waarvoor een nihilwaardering geldt in de werkkostenregeling.

Zeker weten!

Bij twijfel is het altijd verstandig een derde (je boekhouder, accountant, salarisadministrateur of inspecteur van de Belastingdienst) te vragen of een vergoeding binnen de WKR vrije ruimte valt of daarbuiten. Of dat deze toegekend kan worden aan een Noodzakelijkheidscriterium of Nihilwaarderingen werkkostenregeling.

Bel gratis de Belastingtelefoon: 0800-0543

Bron: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/inkomstenbelasting/vraag-en-antwoord/werkkostenregeling-wkr

Als DGA hoef je geen werknemersverzekeringen te betalen. Deze werknemersverzekeringen (WOA-WIA, Gediff. WGA, Werkloosheidswet hoog of laag en ZW) worden betaald door de werkgever en staan dus ook niet op de loonstrook. De ZVW werknemersheffing moet zowel de DGA als een normale werknemer betalen. Ditzelfde voor de loonheffing en deze zal trapsgewijs opgebouwd worden van 0% tot het hoogste tarief van 49,5%

Loonheffingskorting kan een medewerker bij één werkgever toepassen. Dit gebeurt meestal in het meestverdienende dienstverband. De loonheffingskorting betekent dat je over het eerste stuk bruto salaris geen loonheffing hoeft te betalen. Hierdoor zal je meer netto salaris overhouden.

Bij het tweede dienstverband zet je de loonheffingskorting uit, je gebruikt deze namelijk al bij het eerste dienstverband. Het op twee plekken toepassen (of niet toepassen) van de loonheffingskorting zal in de inkomstenbelasting uiteindelijk automatisch gecorrigeerd worden.

Sommige looncomponenten zal je niet maandelijks op de loonstrook zien staan. Denk aan het uitkeren van een bonus of vakantiegeld één keer per jaar. Door het uitkeren zal je maandsalaris stijgen en zal deze in een hogere schaal terecht komen. Hier heeft de Belastingdienst iets op bedacht. Wij schatten in eerste instantie je jaarsalaris en bepalen hierdoor in welke gemiddelde schaal loonheffing je extra salaris valt. Hierdoor kan je extra looncomponent tegen een lagere loonheffing gerekend worden en houd jij meer netto geld over.

Als je partner of kind bij jou in dienst komt spreken wij van een dienstverband zonder gezagsverhouding. Dit betekent dat de Belastingdienst ervan uitgaat dat deze persoon niet als een normale medewerker behandeld wordt. Een meewerkend partner is daarom ook niet verzekerd (binnen de salarisadministratie) voor o.a. ontslag en kan ook geen WW aanvragen. Hierdoor hoeft dit ook niet in de loonstrook ingehouden te worden. De werkgever betaalt hierdoor minder loonheffingen en de medewerker houdt meer nettosalaris over.

Het is verstandig om een arbeidsovereenkomst met jezelf te sluiten, ondanks dat dit wettelijk niet verplicht is. Hierin staan de afspraken die gemaakt zijn en jaarlijks bij de algemene aandeelhoudersvergadering getoetst worden.

Als DGA sluit je een arbeidsovereenkomst af met je werkgever. Jij bent natuurlijk beide personen en zal een keer tekenen vanuit de medewerkersrol en een keer tekenen vanuit de werkgeversrol.

Als DGA heb je geen recht op de sociale voorzieningen vanuit de overheid. Het is daarom slim om je privé of zakelijk te verzekeren voor arbeidsongeschiktheid (AOV). Vaak zeggen onverzekerden dat deze verzekering “duur” is. Maar als je bedenkt dat je een langere periode zonder inkomsten zit, kun je dan nog wel alles betalen en is deze verzekering dan “duur” of de moeite waard?